こんにちは！21卒デザイナーの山﨑です。
今回は「制作ヒアリングシートを復活させた話」をしたいと思います。
制作ヒアリングシートって何？
制作ヒアリングシートとは、ビジネスやエンジニアがクリエイティブに仕事を依頼する際に記入するシートの事です。
ヒアリングシートに記入したらGoogleスプレッドシートに記入されるようになっています。
何故使われていなかったのか？
去年の4月ごろにはすでに出来ていたシステムだったのですが、長らく放置されていました。
その原因は2つありました。
①ヒアリングシートの質問数と回答必須項目が多く、記入側のモチベを低下させていた。
②「ビジネス側から仕事が来る」→「ヒアリングシートを渡す」という文化を定着しきれなかった為、活用の機会が失われていた。
質問の項目数を減らす
一番初めのヒアリングシートの項目数はざっと23項目ありました。
質問項目
かなり多いですね。
大体ヒアリングシートを記入する方は「作って欲しいものは決まってるけど、フォントとか雰囲気もよく分からない…」という方が大半だと思います。
そんなフワッとしたイメージのままで「競合は？サーバーの有無は？ドメインの有無は？画像や素材はあるの？」など質問攻めに合うと記入者のモチベーションは低下してしまいます。
そこで、最低限の質問のみに絞ることでモチベ低下を防ごうと考えました。
質問項目
- 案件名
- 納品物
- 納品希望日
- 制作の目的
- ターゲット
- 必要な機能
- コンバージョン
- SEO
23項目から8項目、名前やメールアドレス・デザインイメージなどを約三分の一まで減らしました。
そして従来ではセクションも分けないものになっていたのですが、こまめにセクションを分ける事でサクサク画面遷移で切替えられるようにしています。
slackの通知機能をつける
二つ目の『「ビジネス側から仕事が来る」→「ヒアリングシートを渡す」という文化を定着しきれなかった為、活用の機会が失われていた。』に関しては、
①ヒアリングシートに記入されても通知がない
②ビジネス側への周知が薄い
というのが原因でした。
その問題を解決するために以下の施策を行っていただきました。
①ヒアリングシートが記入されたらslack通知がチャンネルに行く
②事業部の締め会でヒアリングシートの周知を広める
この2つの施策を行い、デザイナー個人にDMで仕事が来て「誰がどんなタスクを負っているのか・誰の手が空いているのかわからない」という問題を解消し、
①ビジネスorエンジニアがヒアリングシートで依頼する
②クリエイティブ全体で仕事を誰が担当するか話し合う
このような「クリエイティブ全体で仕事を受ける流れ」を作っていけたらいいなと思います。
終わりに
最後に、エキサイトではデザイナー、フロントエンジニア、バックエンドエンジニア、アプリエンジニアを絶賛募集しております！
興味があれば連絡いただければと思います🙇♀️
それではまた！
