Notion初心者による、スプリント風タスク管理の作り方

こんにちは！SaaS・DX事業部デザイナーの鍜治本です！

皆さん、タスク管理はどのようにしていますか？
SaaS事業部では元々Jiraを使っていましたが、エンジニアと同じプロジェクトで管理するのが難しくなったこともあり、Notionへ移行しました。ただ、使い始めてみると運用面で少し物足りなさを感じることも。そこで、数式やオートメーションを活用して工夫を加えた仕組みを構築しました。

この記事では、実際に作成したアウトプットや手法をご紹介します。Notionのデータベース設定や、アラートの作り方を知りたい方のヒントになれれば嬉しいです🙌

背景：JiraからNotionへの移行と課題
スプリントの仕組みを取り入れる試み
Notionにタスクアラートを追加してみる
可視化するためのプロパティ構成
実際に動かしているもの
まとめ

背景：JiraからNotionへの移行と課題

もともとJiraを使ってエンジニアと同じスプリント管理をしていましたが、以下の課題がありました。

デザイナーのタスクはエンジニアのスプリントと異なり、期限や進行ペースが不安定。
その結果、関連性を維持しつつも運用が煩雑になり、生産性が低下してしまいました。

そこでNotionに移行し、デザイナー専用のタスクデータベースを作成。しかし、最初は可視化を重視したシンプルな構造だったため、次のような課題が浮き彫りに。

タスクが進まないまま停滞する（特に私自身が…反省）。
飛び込みタスクや長期的なタスクが混在し、優先順位の管理が曖昧に。
タスクの進捗がスプリント単位で可視化されず、目標達成が難しい状態。

スプリントの仕組みを取り入れる試み

今年の8月、タスク過多に対応するため、デザイナー間でスプリント風の運用を始めました。毎週月曜日に「ウィークリーシンク」を開催し、その週のタスクを確認・分担するルールを設定。

しかし、何度か実施するうちに「タスクの停滞問題」が再発…。スプリントに挙げたはずのタスクが忘れ去られ、再び進捗が止まる現象が起こりました。

これを改善するために考えたのが、Notionで1週間を基準にタスクアラートを作る仕組みです。

Notionにタスクアラートを追加してみる

今回の取り組みでは、既存の「ステータス管理プロパティ」に加え、タスクの進捗を監視・通知するための４つの新しいプロパティを作成しました。それぞれの役割は以下の通りです：

ステ変更日：ステータスが変更された日付を記録するプロパティ。
週末日：「ステ変更日」の週末にあたる日付を算出する数式プロパティ。
週末月曜日：「週末日」の翌日（次の週の月曜日）を特定する数式プロパティ。
超過サイレン：ステータス変更後、翌週になってもタスクに動きがない場合にアラートを表示する数式プロパティ。

さらに、オートメーション機能を活用して、ステータスに変更があった際、自動的に「ステ変更日」にその日付が入力される仕組みを作りました。

可視化するためのプロパティ構成

Notionのデータベースの数式やオートメーション機能を活用し、以下のプロパティを追加しました。

「ステ変更日」のオートメーション

データベースに対して、日付が自動的に入力されるオートメーションの機能をつけています。

今回は、タスクにつけている進行度合いを管理するプロパティ「ステータス」の変更をトリガーに、「ステ変更日」に変更したタイミングの日時を記録させています。

「週末日」プロパティの数式

このプロパティでは、「ステ変更日」を基に、その週の週末（例：日曜日）の日時を計算します。

dateAdd(
    dateStart(prop("ステ変更日")),
    7 - toNumber(format(formatDate(prop("ステ変更日"),"e"))),
    "days"
    )

「週末月曜日」プロパティの数式

週末日の翌日である、次の週の月曜日を特定するプロパティです。これにより、タスクの停滞を翌週ベースで確認できます。

dateAdd(
    prop("ステ変更日"),
    8 - toNumber(formatDate(prop("ステ変更日"),"e")),
    "days"
)

「超過サイレン」プロパティの数式

タスクが翌週月曜日以降も動いていない場合、アラートを表示します。タスクの停滞を視覚的に把握するためのプロパティです。

if(
    now() >= prop("翌週月曜日"),
    "🚨", 
    ""
    )

実際に動かしているもの

作成したタスクのステータスを変更すると、「ステ変更日」プロパティに自動的に今日の日付が入りましたね。

（流石に1週間待つのは大変なので）擬似的に週が変わった挙動をさせるため、「ステ変更日」を26日に変更します。28日と同じ週なので、「超過サイレン」が空のままになっています。

Notionの「ステ変更日」の日付を変え、「超過サイレン」が空になっていることを確認

再び「ステ変更日」のプロパティを開き、今度は19日に変更してみます。28日を基準に見た時、19日は前の週になるので「超過サイレン」にサイレン🚨絵文字が表示されるようになりました！

Notionの「ステ変更日」を19日に変え、「超過サイレン」に絵文字が表示された

まとめ

今回は、既にNotionでタスク管理をしている状態で、スプリント風の使い方を再現のため実践した事について記事にしてみました。大したことはやっていないものの、運用中のものに機能を載せ込む難しさを感じつつ、理想通りに動いたのでよかったなと感じています。

また、数式プロパティへの記述はChatGPTに相談しながら進めたものです。数式の正しさは実際に当て込まないとわからず、何度か嘘つかれました…😂

まだ設定したばかりですが、今後どこまで効果があったかも追いかけていこうと思います。最後まで読んでくださり、ありがとうございました！